Secretaris

Soms komen hobby’s voort uit andere hobby's. Zoals mijn ‘hobby’ als bestuurslid van de voetbalclub voorkomt uit mijn hobby voetballen. Opvallend, onopvallend dat is wat een secretaris voor een vereniging is. Zelf ben ik al 9 jaar secretaris van onze voetbalclub in Oeffelt. Spannend was het zeker toen ik ruim 9 jaar geleden gevraagd werd om deze rol te vervullen binnen deze club door een gerenommeerd bestuurslid. Vooropgesteld was ik van plan meer te doen dan enkel contributie betalen en voetballen. Consumenten zijn er namelijk al genoeg en je kunt altijd wel iets doen. Lastigste waar ik in den beginne mee zat was de machtige positie die het omhelst. Als secretaris ben je namelijk 1 van de 3 belangrijkste figuren binnen de club. Dit omdat je, enkele situaties uitgezonderd, meteen zitting hebt in het dagelijks bestuur. Daarbij dacht ik. Alleen in Oeffelt zijn er al 100 man die deze positie beter zouden uit oefenen dan ik. Alleen niet iedereen doet het. Enerzijds bang om gezichtsverlies te lijden. Of geen tijd/prioriteit kan of wil stellen.

Het eerste jaar was erg lastig; A omdat je bijna niks weet en B uit mezelf komt niet direct meteen heel veel. Dan kost het veel moeite iets gedaan te krijgen. Natuurlijk werd ik adequaat geholpen door de andere bestuursleden en voorgangers in mijn rol. Het eerste jaar was dan ook loodzwaar, maar toch heb ik besloten door te gaan. Tussendoor heb ik een keer op het punt gestaan om coulant te zijn aan een bekende die uit het bestuur stapte. Achteraf ben ik blij dat ik dat niet gedaan heb. Vooral niet op dat moment en het clubbelang. Dit is ook een situatie annex stelregel waar je als clubbestuurder tegen aanloopt. Je kunt met mensen een conflict krijgen over iets van en/of de club, daarbuiten moet je dit los (kunnen) laten. Buiten de poorten van de club heeft het verder eigenlijk niet zo veel waarde denk ik dan.

Een andere maatstaf voor mij als clubbestuurder is het volgende. Voor mij de cornervlag op veld 3 achter in de hoek net zo belangrijk als het eerste elftal. Hier maak ik, in tegenstelling wat vaak gedacht wordt van een bestuurder, 0,0 onderscheid in. Vind men dat ik te weinig met het eerste elftal bezig ben, dan mogen ze per direct iemand anders zoeken. Ik ben secretaris van de club, niet van het eerste elftal.

Wat doet een secretaris dan zoal? Als secretaris ben je contactpersoon van de vereniging. Je sorteert de poststukken verspreid deze onder de leden of bestuur. Al gaat zeker in 2024 eigenlijk wel alles digitaal. Buiten mijn eigen emailadres om hebben we nog een info adres waar buiten veel rommel zo af en toe wat nuttigs binnenkomt. Natuurlijk de bestuursvergaderingen staan iedere maand op het programma waar ik notuleer, de agenda opstel en zaken aandraag als er iets gevraagd verlangd wordt.

In de regel ben je contactpersoon voor de gemeente. Daar is de afgelopen jaren behoorlijk wat veranderd. Maar je zult mij er geen kwaad woord horen zeggen over de gemeente. De informatievoorziening en/of verstrekking is in mijn optiek uitstekend. Sterker nog toen ik een blunder had begaan door een veel te hoge waterstand door te geven werd dit meteen gecorrigeerd. Jaarlijks vraag je subsidie aan, je geeft een keer het ledenaantal door en zorgt daarnaast als secretaris dat alle post of bij de juiste persoon en anders in de vergadering terecht komt.

Zijn er zaken waar ik moeite mee heb? Natuurlijk zoals al gemeld kan het zijn dat je he niet met elkaar eens bent, dat kan gebeuren. Waar ik wel ooit wat moeite mee heb is dat sommige (ouders van) leden nog geen goedendag zeggen als je het sportpark oploopt. Daar denk ik dan toch van, op de achtergrond sta ik wel 150 tot 200 uur per jaar vrijwilliger voor jullie klaar. Als ik dan even later weer iemand spreek ben ik het al lang weer vergeten overigens. Wat eveneens moeite kost is dat het voor sommige leden een obstakel van jewelste is om welgeteld 3 uur per seizoen een kantinedienst te draaien. Hoe haal je het in je hoofd om hier moeilijk over te gaan doen? We zijn ten slotte een vereniging en dat staat voor verenigen. Oftewel we doen het samen. Zelf draai ik buiten die 3 uur om ook nog een donderdagavond of 12 in het jaar de kantine.

Nu ik die kantine noem, daar had ik in het begin wel gigantisch veel moeite mee. Ik kon geen glas bier tappen, laat staan meerdere achter elkaar. Horeca-ervaring had ik niet, maar inmiddels gaat dat stukken beter. En vind ik het ook niet erg om te doen. Vooral omdat je achter de bar je leden op een andere manier spreekt. Dat is belangrijk, want de leden maken de club. Als bestuurder ben je slechts een passant die koers mee uit mag stippelen. Zonder leden kom je nergens. Nou ben ik geen harde koersganger, maar vind het vooral fijn dat ik meerwaarde heb voor de vereniging.

Door de jaren heen heb ik vele mooie en bijzondere momenten ervaren. Het zijn soms de voetbalcafés van de KNVB waar je andere bestuursleden ontmoet en zaken aandraagt bij de KNVB. Het doet dan goed als je iets vindt bestuursleden van grotere verenigingen instemmend meegaan op een bevinding. Iets wat er normaliter er eveneens bij hoort is het in de rust koffie drinken bij het bestuur van de tegenpartij. Al is dit links en rechts gewijzigd. Bij gebrek aan aanwezige bestuursleden, maar het is altijd goed om elkaar te spreken. Vaak is het enige wat ik doe luisteren, omdat je zo weer ideeën opdoet. Ik ga er niet zitten, van kijk eens bij ons dit en dat. Enkel als er vragen gesteld worden. Bij wedstrijden van Zwaluw 1 ben je samen met je medebestuursleden gast- vrouw en of heer voor de ontvangst van tegenstander maar vooral de scheidsrechter. Als deze in jouw ogen slecht heeft gefloten of een lastige wedstrijd heeft gehad vang je hem zo goed als mogelijk op. Hij moet met een goed gevoel ons sportpark aflopen en zich ten alle tijden welkom voelen. Als supporter probeer ik zoveel mogelijk mijn objectieve bril op te zetten. Natuurlijk ben ik voor blauwwit, maar ga dit niet overdreven uit lopen dragen.

Veranderingen in de huidige tijd zijn er zeker. Mensen worden kritischer verwachten meer, soms ooit dat je professioneel club bent, maar we zijn allemaal goedwillende amateurs. Dat geld voor bestuurders evenzo. Al hebben we altijd kundige personen op posten. Het valt als vereniging niet altijd meer mee om voldoende trainers, leiders, scheidsrechters te vinden, maar door zaken op te splitten komen we er een heel eind. We hebben gelukkig nog altijd onze teams goed gevuld weten houden. Tot 2x toe hebben de dames kantje boord gezeten, maar zij staan nog steeds overeind. Met de jeugd zijn we een prettige samenwerking aangegaan om voetballen op alle niveaus aan te bieden. Het is bijna niet meer te doen om als dorp zelfstandig een club overeind te houden. Gelukkig kunnen we dat voor onze senioren echt nog wel even volhouden, maar als we samen moeten dan hebben we in elk geval al een partner gevonden. Eentje met een bijna identieke clubcultuur.

De kritische houding van mensen is wel een dingetje aan het worden. Zeker mensen bij de technische commissie van onze vereniging, maar elders gaat deze vlieger ook op. Tegenwoordig moet iedereen overal iets van vinden. Waarom? In onze tijd werden de indelingen opgehangen bij de kleppenburg of gepubliceerd in het clubblad. Klaar. Dat was het. Meer smaken waren er niet. Nu vertrekken spelers nog na de indelingen. Extra werk weer voor de tc. TC leden nog net niet verbaal bedreigd. Een oud-voorzitter van de volleybal had zelfs ooit doodsbedreigingen via de mail ontvangen, n.a.l.v. zo’n indeling. Als bestuurslid schaar je achter je TC. Zij doen zoveel goed werk naar eer en geweten, maar krijgen zo vaak stank voor dank. Daarbij halen ze ooit de kolen uit het vuur, door lastige gesprekken te voeren met trainers die ‘mogen’ vertrekken. Of spelers/ouders over een situatie.  

Vorig seizoen ben ik noodgedwongen ook nog een jaar webmaster geweest, dit met een systeem wat niet meer van deze tijd was. Eigenlijk geen doen als je het mij vraagt, maar uiteindelijk is dit weer goed gekomen. Daarbij heb ik eveneens ervaring opgedaan. Dit met het werk als 'web'master. Met een wat verouderd systeem, maar toch. 

Om zaken overzichtelijk te houden probeer ik zoveel mogelijk vast te leggen en uit te leggen. Opdat iemand anders het ook kan. Stel dat ik 3 weken op de Noordpool verblijf dan moet iemand anders makkelijk alles kunnen vinden. Zelf moet je altijd scherp blijven en dit verlang ik evenzo van anderen. Een paar jaar terug een voorbeeld. We hadden met een meisjesteam een samenwerking. Op de een of andere manier stond het team niet goed bij de KNVB. Het was kwijt, nadat dit was opgelost, kon de tegenpartij welke het team had ingeschreven onze speelsters niet vinden. Onze jeugdsecretaris kreeg ervanlangs. Totaal onterecht, want als iemand goed hadden gekeken aan hun kant. Dan had deze ze gezien dat de leeftijdscategorie niet gekoppeld was door de KNVB. Dus was dit niet mogelijk. Een berichtje van mij richting de KNVB en het was opgelost. De reactie was geniaal; ‘zijn nu gekoppeld’.

Het wellicht meest bijzondere jaar, maar ieder jaar is bijzonder, was 2018. We bestonden 100 jaar en ik zat in de jubileumcommissie. Schreef mee aan het jubileumboek en was tussendoor natuurlijk gewoon nog secretaris. Het was af en toe naar adem happen, maar ik kan ieder persoon aanraden ooit in zo’n commissie te gaan zitten. Dat werd dit jaar, ondanks dat ik geen eens in de commissie zat, weer eens bewezen tijden het jubileumweekend van onze carnavalsvereniging. Het overweldigende gevoel dat je dan krijgt, tijdens, vooraf en na afloop daar kan niets tegen op.

Na het weekend, of beter jubileumjaar 2018 werd het bestuur op 4 plekken vernieuwd wat uitdagingen meebracht, maar hier kwamen we goed doorheen. Op de receptie van 1 januari 2019 werd ik verrast met de eervolle titel, verenigingsman van het jaar. Trots als een pauw verliet ik, met daarbij ook nog het speldje van mijn 25-jarig lidmaatschap de kantine die dag.

Inmiddels zitten we alweer 9 jaar op onze post. We zijn verhuisd, wat voor diverse instanties schijnbaar niet duidelijk was. Zo kwam zelfs van de belastingdienst nog post op mijn oude adres. En dat 2 jaar later, nadat alle instanties, de KVK en Joost mag weten wie allemaal waren geïnformeerd over deze verhuizing. De nieuwe bewoners heb ik een keer een doos merci bezorgd, want hoeveel post zij nog hebben moet (na)brengen. Ongekend dat personen en/of instanties dit niet beter uitzoeken alvorens iets te sturen. Dit terwijl ik in mijn optiek moeite genoeg heb genomen een ieder te informeren.

Soms zijn zaken wat lastig en als er dan negativiteit heerst in een vereniging. Dat is altijd jammer. Uiteraard wij maken fouten. 10% negatieve input kost ongeveer net zoveel als de 90% positieve input. Daar zijn we de afgelopen 9 jaar wel achter gekomen. Soms iets vanuit bestuursoptiek logisch, wat voor een lid niet kan. Toch wil ik het vooral positief bekijken. Hoe groot de club nog is, hoe we de prestatieteams nog zo springlevend hebben. Hoe goed de sfeer is, die mede door de zoals gezegd, levende selectie, dames en overige leden nog zo is. Daarmee mag je, je alleen maar mee in je handjes knijpen. Dat ik een trots clubbestuurder ben durf ik hardop te stellen.

En heel simpel als ik kan, dan moet iedereen het kunnen. Twijfel niet, probeer wat te betekenen voor een verenging op welke manier dan ook. Wat minder vinden en vooral meer doen. De contacten, het voldane gevoel en zelfontwikkeling die ik dankzij de voetbalclub heb mogen krijgen. Die neemt niemand me meer af. Met daarbij grootste en fijnste gevoel. Wat te kunnen doen  en betekenen voor anderen.